Paiements
La facture QR dans les relations B2B : structure, mise en place et utilisation
En circulation depuis juin 2020, la facture QR a définitivement remplacé les bulletins de versement rouges et oranges le 1er octobre 2022. Elle constitue désormais la norme actuelle pour les paiements en Suisse.
Ce que la facture QR apporte aux entreprises
La facture QR est en circulation depuis juin 2020. Le 1er octobre 2022, elle a définitivement remplacé les bulletins de versement rouges et oranges. Elle est considérée comme la norme actuelle dans le trafic des paiements suisse.
Pour les entreprises, elle permet une saisie automatisée des encaissements, une gestion efficace des processus de paiement, une réduction des coûts et une diminution de la charge administrative. S’y ajoutent une plus grande flexibilité dans l’envoi et la réception des factures, ainsi qu’une affectation transparente des débiteurs.
Il n’existe aucune obligation légale d’utiliser la facture QR. Le Secrétariat d’État à l’économie (SECO) souligne que le droit suisse n’impose pas de bulletin de versement avec code QR. En revanche, il est exigé que l’émetteur de la facture fournisse les informations nécessaires au paiement, telles que l’IBAN.
Même sans facture QR, les versements au guichet postal restent possibles, que ce soit dans les bureaux de La Poste ou chez ses partenaires. Condition préalable : la personne qui effectue le paiement doit disposer de toutes les données de paiement, notamment l’IBAN, l’intitulé du compte et le numéro de référence.
Faits essentiels sur la facture QR dans le trafic commercial suisse
Avantages de la facture QR pour les entreprises
- Saisie automatisée des paiementsRéduit la charge manuelle et le taux d’erreur
- Processus de paiement gérés efficacementDélais de traitement plus courts, meilleure planification de la trésorerie
- Coûts réduits grâce à l’automatisationMoins de frais administratifs et moins de retraitement
- Affectation transparente des débiteursMeilleur contrôle des encaissements et des créances
Structure : corps de la facture, partie paiement et récépissé
Une facture QR se compose de trois éléments : le corps de la facture contenant les postes facturés, la partie paiement avec le Swiss QR Code, et le récépissé.
Le Swiss QR Code arbore une croix suisse comme signe distinctif. Il contient toutes les informations nécessaires au paiement sous forme numérique.
Toutes les informations de paiement figurent à la fois numériquement dans le code et en clair. Ainsi, le destinataire de la facture peut vérifier l’exactitude des données de paiement après le scan et avant la validation, et saisir manuellement les paiements si nécessaire.
Le code contient notamment le bénéficiaire du paiement, le débiteur, le montant de la facture et la devise. Seuls le franc suisse et l’euro sont autorisés ; le code de la devise est imprimé à gauche du montant sur la partie paiement et sur le récépissé.
Le corps de la facture et la partie paiement peuvent figurer sur une seule page ou sur des feuilles séparées. Dans les deux cas, la partie paiement et le récépissé doivent se trouver en bas de la page.
La facture QR est perforée. Cela permet de détacher la partie paiement du récépissé et de la facture, que ce soit pour payer au guichet postal ou pour envoyer un ordre de paiement par la poste à la banque.
Bien choisir les variantes et les types de référence
Il existe trois types de factures QR : avec QR-IBAN et référence QR, avec IBAN sans référence, et avec IBAN et Creditor Reference.
La référence QR se compose de 26 caractères numériques plus un chiffre de contrôle selon la procédure modulo 10. Elle correspond à la norme suisse et n’est admise que pour les paiements nationaux en Suisse et au Liechtenstein. La référence ne doit pas être composée exclusivement de zéros.
La référence QR fonctionne uniquement conjointement avec une QR-IBAN. Pour les paiements effectués avec une QR-IBAN, la référence est obligatoirement saisie, ce qui garantit l’affectation correcte de l’encaissement.
La Creditor Reference (SCOR) commence par les lettres « RF », suivies de 5 à 25 caractères. Elle correspond à la norme internationale ISO 11649 et peut donc également être utilisée dans le trafic international des paiements.
Il est possible d’ajouter un message non structuré pouvant contenir jusqu’à 140 caractères, destiné à des indications internes ou à des informations complémentaires relatives au paiement.
Pour le choix : les paiements nationaux qui doivent être automatiquement affectés à une facture plaident en faveur de la QR-IBAN avec référence QR. Si la facture est destinée à l’étranger ou si aucune référence structurée n’est nécessaire, une IBAN sans référence ou avec Creditor Reference convient.
Mise en place en entreprise : processus, logiciels et données de base
La première étape consiste à analyser son propre processus de facturation : qui génère les factures, à partir de quel système, et par quel canal elles parviennent aux clientes et clients.
Les émetteurs de factures produisent des factures QR à l’aide de solutions de gestion des débiteurs ou d’ERP. Pour les petites entreprises et les particuliers, il existe des solutions manuelles, telles que des générateurs de QR dans l’E-Finance ou sur le site web de la banque.
Avant l’envoi, il convient de saisir correctement les données de base et les références, de vérifier la mise en page et l’impression, et d’envoyer des factures tests à des destinataires sélectionnés.
Les Directives de mise en œuvre suisses pour la facture QR font autorité. Elles s’adressent principalement aux émetteurs de factures, mais s’appliquent également aux institutions financières, aux développeurs de logiciels et aux autres acteurs du marché.
Depuis le 22 novembre 2025, la version 2.3 de ces directives est en vigueur. Les adaptations les plus importantes sont l’introduction de l’adresse structurée – c’est-à-dire la division de l’adresse dans le Swiss QR Code en éléments individuels – ainsi que l’ajout de caractères spéciaux et d’accents.
L’introduction de l’adresse structurée avec le type d’adresse « S » reste prévue pour novembre 2026. La version 2.4 des directives entrera en vigueur le 14 novembre 2026.
Étapes pour l’introduction de la facture QR en entreprise
- Analyse du processus actuel de facturationQui génère les factures ? À partir de quel système ? Quel canal d’envoi ?
- Garantir des données de base et des références propresIBAN correcte, référence correcte selon la région cible
- Vérification de la mise en page et de l’impressionRespect des Directives de mise en œuvre suisses
- Envoi de factures tests à des destinataires sélectionnésVérification du bon fonctionnement avant l’introduction complète
Créer des factures QR et les envoyer numériquement ou sur papier
Les factures QR peuvent être émises sur papier ou numériquement. Les deux voies utilisent la même structure, comprenant le corps de la facture, la partie paiement et le récépissé.
Le corps de la facture, la partie paiement (Swiss QR Code) et le récépissé peuvent figurer sur une seule page ou sur des pages séparées. Dans tous les cas, la partie paiement et le récépissé doivent se trouver en bas de la page.
Toutes les informations de paiement doivent figurer à la fois dans le Swiss QR Code et en clair. Si les informations en clair sont absentes, la destinataire ne peut pas contrôler les données après le scan ni les saisir manuellement.
Les petites entreprises utilisent des solutions manuelles comme un générateur de QR, tandis que les grandes entreprises génèrent les factures via leur solution de gestion des débiteurs ou leur ERP.
Pour l’envoi, la voie postale ainsi que la livraison numérique sont disponibles – par exemple sous forme de PDF par e-mail ou sans rupture de média via eBill.
Utilisation dans le trafic des paiements : scanner, vérifier, valider
La facture QR est payée via l’E-Banking, le Mobile Banking ou une application, par ordre de virement ou directement au guichet de la banque ou de La Poste. La procédure est la suivante : scanner, vérifier, valider.
Alternativement, l’ordre de paiement envoyé par la poste à la banque ainsi que les bureaux de La Poste suisse sont disponibles.
Les ordres permanents peuvent être saisis et exécutés sur la base de la facture QR. Si une entreprise utilise un logiciel de comptabilité ou un ERP, les modèles de paiement sont configurés directement sur la base de la facture QR.
Lors de l’encaissement, le montant de la facture est crédité sur le compte du bénéficiaire du paiement. Les données QR structurées facilitent le rapprochement et l’affectation aux différents débiteurs.
De la facture QR au traitement automatisé des factures
Comme toutes les informations pertinentes pour le traitement des paiements sont structurées dans le code QR, le rapprochement automatique avec les données fournisseurs existantes est plus facile à mettre en œuvre. Les erreurs de lecture sont éliminées, rendant la saisie manuelle des données superflue.
Le code QR contient également un champ de texte libre pour des informations destinées à la destinataire de la facture. Au lieu d’un remerciement pour l’achat, on peut y inscrire des données qui soutiennent le traitement automatique de la facture.
Il est judicieux d’adopter une forme standardisée afin que les données soient uniformes, indépendamment de l’émetteur de la facture. Le groupe de travail ERP de Swico, l’association professionnelle des branches ICT et Internet, a défini une syntaxe avec la participation de swissDIGIN, qui représente la référence client, les conditions de paiement et les détails de la taxe sur la valeur ajoutée.
Ainsi, la facture QR sert de pont vers la facture électronique et vers le processus fournisseurs numérique, dans lequel la facture est vérifiée et validée sans rupture de média.
Questions fréquentes des entreprises sur la facture QR
Un bulletin de versement QR est-il obligatoire ? Non. Le SECO souligne que le droit suisse n’impose pas de bulletin de versement avec code QR. Cependant, les émetteurs de factures doivent fournir les indications nécessaires au paiement, par exemple l’IBAN.
Quelles devises sont possibles ? Les factures QR peuvent être émises en francs suisses ou en euros.
Peut-on effectuer un versement au guichet postal sans facture QR ? Oui. C’est possible dans les bureaux de La Poste et chez ses partenaires, à condition que la personne qui effectue le paiement dispose de toutes les données de paiement telles que l’IBAN, l’intitulé du compte et le numéro de référence.
Quand utiliser quel type de référence ? La référence QR avec QR-IBAN convient aux paiements nationaux en Suisse et au Liechtenstein et impose une référence structurée. La Creditor Reference selon la norme ISO 11649 peut également être utilisée à l’international, tandis qu’une IBAN sans référence se passe de critère d’affectation.
Que faut-il savoir sur la QR-IBAN ? La référence QR fonctionne uniquement conjointement avec une QR-IBAN et se compose de 26 caractères numériques plus un chiffre de contrôle selon la procédure modulo 10. Elle ne doit pas être composée exclusivement de zéros.
