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La fattura QR nelle transazioni aziendali: struttura, introduzione e utilizzo
La fattura QR è in circolazione dal giugno 2020. Il 1° ottobre 2022 ha sostituito definitivamente i bollettini di versamento rossi e arancioni. È considerata lo standard attuale nei pagamenti svizzeri.
Cosa offre la fattura QR nel traffico commerciale aziendale
La fattura QR è in circolazione dal giugno 2020. Il 1° ottobre 2022 ha sostituito definitivamente i bollettini di versamento rossi e arancioni. È considerata lo standard attuale nei pagamenti svizzeri.
Per le aziende porta entrate di pagamento acquisite automaticamente, processi di pagamento gestiti in modo efficiente, costi inferiori e minore dispendio amministrativo. A ciò si aggiungono una maggiore flessibilità nell'invio e nella ricezione delle fatture, nonché un'assegnazione trasparente dei debitori.
Non esiste un obbligo legale di utilizzare la fattura QR. La Segreteria di Stato dell'economia (SECO) precisa che il diritto svizzero non impone un bollettino di versamento con codice QR. Tuttavia, si richiede che gli emittenti di fatture forniscano le indicazioni necessarie per il pagamento, come l'IBAN.
Anche senza fattura QR sono possibili versamenti allo sportello postale, sia presso gli uffici postali che presso i partner. Presupposto: la persona che effettua il pagamento dispone di tutti i dati di pagamento, come IBAN, denominazione del conto e numero di riferimento.
Fatti importanti sulla fattura QR nel traffico commerciale svizzero
Vantaggi della fattura QR per le imprese
- Acquisizione automatizzata dei pagamentiRiduce il lavoro manuale e il tasso di errore
- Processi di pagamento gestiti in modo efficienteTempi di elaborazione più brevi, migliore pianificazione della liquidità
- Costi inferiori grazie all'automazioneMinore onere amministrativo e meno post-elaborazione
- Assegnazione trasparente dei debitoriMigliore controllo sulle entrate di pagamento e sui crediti
Struttura: corpo della fattura, sezione pagamento e ricevuta
Una fattura QR è composta da tre elementi: il corpo della fattura con le voci di fatturazione, la sezione pagamento con il Swiss QR Code e la ricevuta.
Lo Swiss QR Code reca una croce svizzera come elemento distintivo. Contiene tutte le informazioni necessarie per il pagamento in formato digitale.
Tutte le informazioni di pagamento sono presenti sia digitalmente nel codice sia in chiaro. In questo modo, il destinatario della fattura può verificare la correttezza dei dati di pagamento dopo la scansione e prima dell'autorizzazione, ed eventualmente acquisire i pagamenti manualmente.
Nel codice figurano, tra l'altro, il beneficiario del pagamento, il debitore, l'importo della fattura e la valuta. Sono ammessi il franco svizzero e l'euro; il codice valuta viene stampato a sinistra dell'importo sulla sezione pagamento e sulla ricevuta.
Il corpo della fattura e la sezione pagamento possono trovarsi su un'unica pagina o su fogli separati. In entrambi i casi, la sezione pagamento e la ricevuta devono trovarsi sul margine inferiore della pagina.
La fattura QR è perforata. Ciò consente di staccare la sezione pagamento dalla ricevuta e dalla fattura, ad esempio per pagare allo sportello postale o per inviare un ordine di pagamento per via postale alla banca.
Scegliere correttamente varianti e tipi di riferimento
Esistono tre tipi di fatture QR: con QR-IBAN e riferimento QR, con IBAN senza riferimento e con IBAN e Creditor Reference.
Il riferimento QR è composto da 26 caratteri numerici più una cifra di controllo secondo il procedimento modulo 10. Corrisponde allo standard svizzero ed è ammesso solo per i pagamenti nazionali in Svizzera e nel Liechtenstein. Il riferimento non deve essere composto esclusivamente da zeri.
Il riferimento QR funziona solo insieme a una QR-IBAN. Nei pagamenti con QR-IBAN, il riferimento viene acquisito obbligatoriamente, garantendo così l'assegnazione dell'entrata di pagamento.
La Creditor Reference (SCOR) inizia con le lettere «RF», seguite da 5 a 25 caratteri. Corrisponde allo standard internazionale ISO 11649 ed è quindi utilizzabile anche nel traffico dei pagamenti internazionali.
Inoltre, è possibile aggiungere un messaggio non strutturato fino a 140 caratteri, per note interne o indicazioni supplementari relative al pagamento.
Per la scelta vale quanto segue: i pagamenti nazionali che devono essere assegnati automaticamente a una fattura parlano a favore della QR-IBAN con riferimento QR. Se la fattura va all'estero o non è necessario un riferimento strutturato, è adatta un'IBAN senza riferimento o con Creditor Reference.
Introduzione in azienda: processi, software e dati master
All'inizio c'è l'analisi del proprio processo di fatturazione: chi genera le fatture, da quale sistema e attraverso quale canale arrivano ai clienti.
Gli emittenti di fatture generano fatture QR con soluzioni per la gestione dei debitori o ERP. Per i piccoli clienti aziendali e i privati esistono soluzioni manuali, come generatori QR nell'E-Finance o sul sito web della banca.
Prima dell'invio, i dati master e i riferimenti devono essere inseriti correttamente, il layout e la stampa devono essere verificati e le fatture di prova devono essere inviate a destinatari selezionati.
Determinanti sono le Implementation Guidelines svizzere per la fattura QR. Si rivolgono principalmente agli emittenti di fatture, ma valgono anche per gli istituti finanziari, gli sviluppatori di software e altri partecipanti al mercato.
Dal 22 novembre 2025 è in vigore la versione 2.3 di queste linee guida. Le modifiche più importanti: l'introduzione dell'indirizzo strutturato, ovvero la suddivisione dell'indirizzo nello Swiss QR Code in singoli elementi, nonché ulteriori vocali con dieresi e caratteri speciali.
L'introduzione dell'indirizzo strutturato con il tipo di indirizzo «S» è prevista per novembre 2026. La versione 2.4 delle linee guida sarà valida dal 14 novembre 2026.
Passi per l'introduzione della fattura QR in azienda
- Analisi del processo di fatturazione attualeChi genera le fatture? Da quale sistema? Quale canale di invio?
- Garantire dati master e riferimenti pulitiIBAN corretta, riferimento corretto a seconda della regione di destinazione
- Verifica del layout e della stampaRispetto delle Implementation Guidelines svizzere
- Invio di fatture di prova a destinatari selezionatiVerifica della funzionalità prima dell'introduzione completa
Creare fatture QR e inviarle digitalmente o in formato cartaceo
Le fatture QR possono essere emesse in formato cartaceo o digitale. Entrambe le vie utilizzano la stessa struttura con corpo della fattura, sezione pagamento e ricevuta.
Corpo della fattura, sezione pagamento (Swiss QR Code) e ricevuta possono trovarsi su una sola pagina o su pagine separate. In ogni caso, la sezione pagamento e la ricevuta devono trovarsi sul margine inferiore.
Tutte le informazioni di pagamento devono essere contenute sia nello Swiss QR Code sia in chiaro. Se manca la versione in chiaro, il destinatario non può controllare i dati dopo la scansione né acquisirli manualmente.
Le piccole imprese utilizzano soluzioni manuali come un generatore QR, mentre le grandi aziende generano le fatture tramite la loro soluzione per la gestione dei debitori o ERP.
Per l'invio sono disponibili la via postale e la consegna digitale, ad esempio come PDF via e-mail o senza interruzioni di supporto tramite eBill.
Utilizzo nel traffico dei pagamenti: scansionare, verificare, autorizzare
La fattura QR viene pagata tramite E-Banking, Mobile Banking o app, con un ordine di pagamento o direttamente allo sportello bancario o postale. La procedura è: scansionare, verificare, autorizzare.
In alternativa, sono disponibili l'ordine di pagamento inviato per posta alla banca e gli uffici della Posta Svizzera.
Gli ordini permanenti possono essere registrati ed eseguiti sulla base della fattura QR. Se un'azienda utilizza un software di contabilità o ERP, i modelli di pagamento vengono impostati direttamente sulla base della fattura QR.
All'arrivo del pagamento, l'importo della fattura viene accreditato sul conto del beneficiario del pagamento. I dati QR strutturati facilitano la riconciliazione e l'assegnazione ai singoli debitori.
Dalla fattura QR all'elaborazione automatizzata delle fatture
Poiché tutte le informazioni rilevanti per l'esecuzione dei pagamenti sono strutturate nel codice QR, la riconciliazione automatica con i dati dei fornitori esistenti è più semplice da implementare. Gli errori di lettura vengono eliminati, rendendo superflua l'acquisizione manuale dei dati.
Il codice QR contiene inoltre un campo di testo libero per le informazioni al destinatario della fattura. Invece di un ringraziamento per l'acquisto, vi si possono inserire dati che supportano l'elaborazione automatica della fattura.
È utile una forma standardizzata, in modo che i dati siano uniformi indipendentemente dall'emittente della fattura. Il gruppo di lavoro ERP di Swico, l'associazione di categoria del settore ICT e Internet, ha definito una sintassi con la partecipazione di swissDIGIN, che rappresenta il riferimento cliente, le condizioni di pagamento e i dettagli dell'IVA.
In questo modo, la fattura QR funge da ponte verso la fattura elettronica e verso il processo digitale dei fornitori, in cui la fattura viene verificata e autorizzata senza interruzioni di supporto.
Domande frequenti delle aziende sulla fattura QR
Un bollettino di versamento QR è obbligatorio? No. La SECO precisa che il diritto svizzero non impone un bollettino di versamento con codice QR. Gli emittenti di fatture devono però fornire le indicazioni necessarie per il pagamento, ad esempio l'IBAN.
Quali valute sono possibili? Le fatture QR possono essere emesse in franchi svizzeri o in euro.
È possibile versare allo sportello postale senza fattura QR? Sì. È possibile farlo negli uffici postali e presso i partner, purché la persona che effettua il pagamento disponga di tutti i dati di pagamento, come IBAN, denominazione del conto e numero di riferimento.
Quando è adatto quale tipo di riferimento? Il riferimento QR con QR-IBAN è adatto per i pagamenti nazionali in Svizzera e nel Liechtenstein e impone un riferimento strutturato. La Creditor Reference secondo ISO 11649 può essere utilizzata anche a livello internazionale, mentre un'IBAN senza riferimento fa a meno di un elemento di assegnazione.
Cosa bisogna considerare riguardo alla QR-IBAN? Il riferimento QR funziona solo insieme a una QR-IBAN ed è composto da 26 caratteri numerici più una cifra di controllo secondo il procedimento modulo 10. Non deve essere composto esclusivamente da zeri.
