QR-Rechnung im Firmenverkehr: Aufbau, Einführung und Nutzung

Was die QR-Rechnung im Firmenverkehr leistet

Die QR-Rechnung ist seit Juni 2020 in Umlauf. Am 1. Oktober 2022 löste sie die roten und orangen Einzahlungsscheine endgültig ab. Sie gilt als aktueller Standard im Schweizer Zahlungsverkehr.

Für Firmen bringt sie automatisiert erfasste Zahlungseingänge, effizient gesteuerte Zahlungsprozesse, tiefere Kosten und geringeren Aufwand. Dazu kommen flexibler Rechnungsversand und -empfang sowie eine transparente Zuordnung der Debitoren.

Ein gesetzlicher Zwang zur QR-Rechnung besteht nicht. Das Staatssekretariat für Wirtschaft (Seco) hält fest, dass das Schweizer Recht keinen Einzahlungsschein mit QR-Code vorschreibt. Verlangt wird aber, dass Rechnungssteller die für die Zahlung notwendigen Angaben liefern, etwa die IBAN.

Auch ohne QR-Rechnung sind Einzahlungen am Postschalter möglich – in Filialen der Post wie bei Partnern. Voraussetzung: Die zahlende Person hat alle Zahlungsdaten wie IBAN, Kontobezeichnung und Referenznummer dabei.

Wichtige Fakten zur QR-Rechnung im Schweizer Firmenverkehr

Vorteile der QR-Rechnung für Unternehmen

Aufbau: Rechnungsschreiben, Zahlteil und Empfangsschein

Eine QR-Rechnung besteht aus drei Elementen: dem Rechnungsschreiben mit den Rechnungspositionen, dem Zahlteil mit dem Swiss QR Code und dem Empfangsschein.

Der Swiss QR Code trägt ein Schweizer Kreuz als Erkennungsmerkmal. Er enthält alle für die Zahlung notwendigen Informationen in digitaler Form.

Sämtliche Zahlungsinformationen stehen sowohl digital im Code als auch in Klarschrift. So kann die Rechnungsempfängerin die Zahlungsdaten nach dem Scannen und vor der Freigabe auf Korrektheit prüfen und Zahlungen bei Bedarf manuell erfassen.

Im Code stehen unter anderem Zahlungsempfänger, Zahlungspflichtiger, Rechnungsbetrag und Währung. Zugelassen sind Schweizer Franken oder Euro; das Währungskürzel wird links vor dem Betrag auf Zahlteil und Empfangsschein aufgedruckt.

Rechnungsschreiben und Zahlteil können auf einer Seite oder auf separaten Blättern stehen. Zahlteil und Empfangsschein gehören in beiden Fällen an den unteren Rand der Seite.

Die QR-Rechnung ist perforiert. So lässt sich der Zahlteil vom Empfangsschein und von der Rechnung abtrennen – zum Bezahlen am Postschalter oder für einen Zahlungsauftrag per Post an die Bank.

Varianten und Referenzarten richtig wählen

Es gibt drei Arten von QR-Rechnungen: mit QR-IBAN und QR-Referenz, mit IBAN ohne Referenz sowie mit IBAN und Creditor Reference.

Die QR-Referenz besteht aus 26 numerischen Zeichen plus einer Prüfziffer nach dem Modulo-10-Verfahren. Sie entspricht dem Schweizer Standard und ist nur für Inlandzahlungen in der Schweiz und in Liechtenstein zulässig. Die Referenz darf nicht ausschliesslich aus Nullen bestehen.

Die QR-Referenz funktioniert nur zusammen mit einer QR-IBAN. Bei Zahlungen mit QR-IBAN wird die Referenz zwingend erfasst, was die Zuordnung des Zahlungseingangs sichert.

Die Creditor Reference (SCOR) beginnt mit den Buchstaben «RF», gefolgt von 5 bis 25 Zeichen. Sie entspricht dem internationalen Standard ISO 11649 und ist deshalb auch im internationalen Zahlungsverkehr verwendbar.

Zusätzlich lässt sich eine unstrukturierte Mitteilung mit bis zu 140 Zeichen ergänzen – für interne Hinweise oder ergänzende Angaben zur Zahlung.

Für die Wahl gilt: Inlandzahlungen, die automatisch einer Rechnung zugeordnet werden sollen, sprechen für die QR-IBAN mit QR-Referenz. Geht die Rechnung ins Ausland oder wird keine strukturierte Referenz benötigt, passt eine IBAN ohne Referenz oder mit Creditor Reference.

Einführung im Unternehmen: Prozesse, Software und Stammdaten

Am Anfang steht die Analyse des eigenen Rechnungsstellungsprozesses: Wer erzeugt Rechnungen, aus welchem System, und auf welchem Weg gelangen sie zu den Kundinnen und Kunden.

Rechnungssteller erzeugen QR-Rechnungen mit Debitoren- oder ERP-Lösungen. Für kleinere Geschäftskunden und Privatpersonen existieren manuelle Lösungen, etwa QR-Generatoren im E-Finance oder auf der Website der Bank.

Vor dem Versand sind Stammdaten und Referenzen sauber zu hinterlegen, Layout und Druck zu prüfen und Testrechnungen an ausgewählte Empfänger zu senden.

Massgebend sind die Schweizer Implementation Guidelines QR-Rechnung. Sie richten sich primär an Rechnungssteller, gelten aber auch für Finanzinstitute, Softwareentwickler und weitere Marktteilnehmer.

Seit dem 22. November 2025 gilt Version 2.3 dieser Guidelines. Wichtigste Anpassungen: die Einführung der strukturierten Adresse – also die Aufteilung der Adresse im Swiss QR Code in einzelne Elemente – sowie zusätzliche Umlaute und Sonderzeichen.

Die Einführung der strukturierten Adresse mit dem Adresstyp «S» bleibt für November 2026 vorgesehen. Version 2.4 der Guidelines gilt ab 14. November 2026.

Schritte zur Einführung der QR-Rechnung im Unternehmen

QR-Rechnungen erstellen und digital oder gedruckt versenden

QR-Rechnungen können gedruckt oder digital ausgestellt werden. Beide Wege nutzen denselben Aufbau mit Rechnungsschreiben, Zahlteil und Empfangsschein.

Rechnungsschreiben, Zahlteil (Swiss QR Code) und Empfangsschein dürfen auf einer Seite oder auf separaten Seiten stehen. Zahlteil und Empfangsschein gehören in jedem Fall an den unteren Rand.

Alle Zahlungsinformationen müssen sowohl im Swiss QR Code als auch in Klarschrift enthalten sein. Fehlt die Klarschrift, kann die Empfängerin die Daten nach dem Scannen nicht kontrollieren und nicht manuell erfassen.

Kleinere Firmen nutzen manuelle Lösungen wie einen QR-Generator, grössere Unternehmen erzeugen die Rechnungen über ihre Debitoren- oder ERP-Lösung.

Für den Versand stehen der Postweg sowie die digitale Zustellung zur Verfügung – etwa als PDF per E-Mail oder medienbruchfrei über eBill.

Nutzung im Zahlungsverkehr: scannen, prüfen, freigeben

Bezahlt wird die QR-Rechnung im E-Banking, per Mobile Banking oder App, mit einem Vergütungsauftrag oder direkt am Bank- beziehungsweise Postschalter. Der Ablauf lautet: scannen, prüfen, freigeben.

Alternativ stehen der Zahlungsauftrag per Post an die Bank sowie die Filialen der Schweizerischen Post zur Verfügung.

Daueraufträge lassen sich auf Basis der QR-Rechnung erfassen und ausführen. Nutzt ein Unternehmen eine Buchhaltungs- oder ERP-Software, richten sich die Zahlungsvorlagen direkt auf Basis der QR-Rechnung ein.

Beim Zahlungseingang wird der Rechnungsbetrag dem Konto des Zahlungsempfängers gutgeschrieben. Die strukturierten QR-Daten erleichtern den Abgleich und die Zuordnung zu den einzelnen Debitoren.

Von der QR-Rechnung zur automatisierten Rechnungsverarbeitung

Weil alle relevanten Informationen für die Zahlungsabwicklung strukturiert im QR-Code liegen, ist der automatische Abgleich mit den vorhandenen Kreditorendaten einfacher umzusetzen. Auslesefehler entfallen, die manuelle Datenübernahme wird überflüssig.

Der QR-Code enthält zusätzlich ein Freitextfeld für Informationen an die Rechnungsempfängerin. Statt eines Dankes für den Kauf lassen sich dort Daten hinterlegen, welche die automatische Verarbeitung der Rechnung unterstützen.

Sinnvoll ist eine standardisierte Form, damit die Daten unabhängig vom Rechnungssteller einheitlich vorliegen. Die ERP-Arbeitsgruppe von Swico, der Interessenvertretung der ICT- und Internetbranche, hat mit Beteiligung von swissDIGIN eine Syntax definiert, die Kundenreferenz, Zahlungskonditionen und Mehrwertsteuerdetails abbildet.

Damit wirkt die QR-Rechnung als Brücke zur elektronischen Rechnung und zum digitalen Kreditorenprozess, in dem die Rechnung ohne Medienbruch geprüft und freigegeben wird.

Häufige Fragen von Firmen zur QR-Rechnung

Ist ein QR-Einzahlungsschein vorgeschrieben? Nein. Das Seco hält fest, dass das Schweizer Recht keinen Einzahlungsschein mit QR-Code vorschreibt. Rechnungssteller müssen aber die für die Zahlung notwendigen Angaben liefern, zum Beispiel die IBAN.

Welche Währungen sind möglich? QR-Rechnungen dürfen in Schweizer Franken oder Euro ausgestellt werden.

Kann ohne QR-Rechnung am Postschalter eingezahlt werden? Ja. Möglich ist das in Filialen der Post und bei Partnern, sofern die zahlende Person alle Zahlungsdaten wie IBAN, Kontobezeichnung und Referenznummer dabeihat.

Wann passt welche Referenzart? Die QR-Referenz mit QR-IBAN eignet sich für Inlandzahlungen in der Schweiz und in Liechtenstein und erzwingt eine strukturierte Referenz. Die Creditor Reference nach ISO 11649 lässt sich auch international einsetzen, eine IBAN ohne Referenz kommt ohne Zuordnungsmerkmal aus.

Was ist bei der QR-IBAN zu beachten? Die QR-Referenz funktioniert nur zusammen mit einer QR-IBAN und besteht aus 26 numerischen Zeichen plus Prüfziffer nach dem Modulo-10-Verfahren. Sie darf nicht ausschliesslich aus Nullen bestehen.