Conciliazione dei pagamenti nel conto aziendale: estratto conto, fattura QR e contabilità

Di cosa si tratta nella conciliazione dei pagamenti sul conto aziendale

La conciliazione dei pagamenti mette a confronto i record delle transazioni: quanto è entrato o uscito dal conto aziendale deve corrispondere alle registrazioni nella contabilità. I pagamenti effettuati e ricevuti devono essere registrati correttamente e coincidere con i libri commerciali.

L'Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) stima le perdite aziendali dovute a frodi in media al 5 per cento del fatturato annuo. Una parte significativa di queste perdite è attribuibile a irregolarità nei registri finanziari. La conciliazione dei pagamenti individua tali irregolarità e le risolve.

In Svizzera, il Codice delle obbligazioni (CO, art. 957 ss.) impone una contabilità ordinaria con partita doppia, documentazione giustificativa e tenuta dei documenti idonea alla revisione a partire da un fatturato annuo superiore a CHF 500'000. La conciliazione tra estratto conto e contabilità fornisce le prove necessarie a tal fine.

Estratto conto e partite aperte: il punto di partenza

L'estratto conto mostra quali importi sono effettivamente fluiti. Serve come base di verifica indipendente rispetto alle registrazioni contabili effettuate internamente.

Per la conciliazione vengono raccolti tutti i documenti rilevanti: estratti conto, fatture, giustificativi e le registrazioni nel sistema contabile. Solo questa raccolta consente di verificare la correttezza dei pagamenti.

In un software di contabilità con collegamento bancario, una fattura viene contrassegnata come «pagata» all'arrivo del pagamento o come «scaduta» se non avviene un pagamento entro i termini.

Per le aziende con un fatturato inferiore a CHF 500'000 è sufficiente una contabilità semplificata, in cui vengono documentati entrate, uscite e situazione patrimoniale. Anche in questo caso, l'estratto conto rimane il riferimento per la conciliazione.

Fattura QR: dati di pagamento leggibili automaticamente per la conciliazione

Dal 30 giugno 2020 la fattura QR è lo standard di fatturazione in Svizzera. Dal 30 settembre 2022 ha definitivamente sostituito il bollettino di versamento.

Ogni fattura QR contiene tutti i dati di pagamento in un codice QR leggibile automaticamente. Il codice include anche la data della fattura, il mittente e l'indirizzo – informazioni che non potevano essere lette automaticamente sul vecchio bollettino di versamento e dovevano spesso essere inserite manualmente.

Il riferimento QR è composto da 26 cifre e termina con una cifra di controllo calcolata secondo il procedimento modulo 10. Funziona solo insieme a un QR-IBAN. Inoltre, sono possibili fino a 140 caratteri come messaggio non strutturato, ad esempio per indicazioni interne relative al pagamento.

Lo standard Swico integra la fattura QR con ulteriori informazioni: una o più aliquote IVA, la ripartizione dell'importo totale per aliquota IVA nonché condizioni di pagamento con scadenze e opzioni di sconto cassa. Ciò aumenta il numero di informazioni che possono essere lette automaticamente.

Come avviene la conciliazione tra estratto conto, fattura QR e contabilità

Una conciliazione segue quattro passaggi: raccolta dei dati, confronto delle transazioni, individuazione delle discrepanze e risoluzione delle discrepanze. Si verifica se dati, importi e descrizioni delle transazioni coincidono.

Nella fase di raccolta dei dati, estratti conto, fatture QR, giustificativi e le registrazioni nel sistema contabile vengono riuniti.

Durante il confronto, ogni transazione bancaria viene associata alla relativa registrazione contabile. Le voci che non coincidono vengono annotate in un elenco per ulteriori indagini.

In caso di discrepanze, se ne chiarisce la causa: l'azienda si mette in contatto con la banca emittente o esamina i documenti originali della transazione. Le correzioni vengono registrate con giustificativo, affinché la modifica rimanga tracciabile.

Conciliazione automatica con E-Banking e software di contabilità

Il software di contabilità può essere collegato direttamente all'E-Banking. bexio offre un collegamento a oltre 60 interfacce bancarie; i dati vengono trasmessi automaticamente e crittografati tra il software e la banca.

Gli ordini di pagamento derivanti da fatture di fornitori, accrediti o dalla contabilità salari vengono trasmessi automaticamente all'E-Banking dopo l'approvazione interna. Gli incassi vengono confrontati automaticamente con le fatture aperte.

L'approvazione resta in capo all'azienda: anche con eBill, le fatture vengono verificate e approvate lì dove vengono pagate, ovvero nell'E-Banking. In questo modo si mantiene il controllo su ogni pagamento.

L'automazione si basa sulle informazioni contenute nel codice QR. Se un pagamento non può essere attribuito inequivocabilmente a una fattura, è necessario un chiarimento manuale.

Individuare le tipiche discrepanze e fonti di errore

Le discrepanze sorgono spesso a causa di differenze nelle tempistiche, di errori o di frodi. Tali voci vanno inserite in un elenco ed esaminate nello specifico.

Riferimenti mancanti o errati complicano l'attribuzione; l'incasso deve quindi essere chiarito manualmente.

Pagamenti parziali, commissioni bancarie o importi inseriti manualmente fanno sì che il saldo bancario e la contabilità divergano. Per chiarire la situazione, si confrontano estratto conto, fattura e registrazione contabile.

Se una differenza rimane inspiegata, questo costituisce un segnale di allarme per possibili irregolarità nei registri finanziari.

Regole pratiche per la conciliazione dei pagamenti nella quotidianità delle PMI

La conciliazione fa parte della routine contabile mensile. Chi effettua la conciliazione dopo ogni estratto conto mantiene basso il numero di partite aperte.

Utilizzare coerentemente i riferimenti QR: per una fattura QR con QR-IBAN, per ogni pagamento viene obbligatoriamente registrato un riferimento QR. Questo facilita l'attribuzione e la verifica degli incassi.

Archiviare digitalmente i giustificativi: i libri commerciali, le fatture e i giustificativi devono generalmente essere conservati per dieci anni, in formato digitale o cartaceo. Il giustificativo appartiene alla registrazione contabile che genera.

Regolare i diritti di accesso e i processi di approvazione: i pagamenti vengono avviati e approvati solo da persone autorizzate.

Documentare le discrepanze per iscritto e correggerle con giustificativo, affinché in caso di successiva verifica sia riconoscibile come la differenza sia sorta e sia stata risolta.

Conclusione: una conciliazione precisa crea tempo e affidabilità

Una conciliazione ben consolidata tiene sotto controllo le partite aperte e allinea estratto conto bancario e contabilità. Le differenze vengono chiarite in modo tracciabile prima che possano influenzare le decisioni.