SEPA-Lastschrift für Schweizer Unternehmen: Mandate, Fristen und Rückgaben

Was die SEPA-Lastschrift für Schweizer Unternehmen bedeutet

SEPA steht für Single Euro Payments Area, einen einheitlichen Euro-Zahlungsraum mit 36 Teilnehmerländern. Dazu gehören die Schweiz, alle 27 EU-Staaten, Island, Liechtenstein, Norwegen, Monaco, San Marino, Andorra, Vatikanstadt und das Vereinigte Königreich. Im SEPA-Raum gelten standardisierte Verfahren für Überweisungen, Lastschriften und Kartenzahlungen.

Schweizer Firmen nutzen die SEPA-Lastschrift in zwei Richtungen. Sie ziehen eigene Euro-Forderungen im SEPA-Raum automatisiert ein oder begleichen Rechnungen in Euro automatisch vom Geschäftskonto. Beides läuft über ein Konto im Inland; ausländische Konten sind nicht nötig.

Voraussetzung sind SEPA-fähige Banken und entsprechend eingerichtete Konten. Die BCGE verlangt von Zahlungspflichtigen ein Konto in Franken oder Euro und das unterschriebene Anmeldeformular für das SEPA-Basislastschriftverfahren.

SEPA-Zahlungen werden dem Empfänger innert einem bis maximal drei Bankwerktagen gutgeschrieben. Drittbanken dürfen keine Abzüge vom Überweisungsbetrag machen. Die Bank des Begünstigten erhält den vollen Betrag, kann für die Gutschrift aber eigene Gebühren erheben.

Firmenlastschrift oder Basislastschrift? Der Unterschied, der zählt

Die SEPA-Basislastschrift dominiert im Geschäft mit Konsumentinnen und Konsumenten, die SEPA-Firmenlastschrift im Verkehr zwischen Unternehmen. Die Wahl entscheidet direkt über das Forderungsrisiko.

Bei der Basislastschrift kann der Zahlungspflichtige eine Buchung innerhalb von acht Wochen zurückgeben. Die BCGE nennt dafür 8 Wochen beziehungsweise 56 Kalendertage ab Einzugsdatum, ohne Angabe von Gründen.

Handelt es sich um eine nicht autorisierte Lastschrift, verlängert sich dieses Widerspruchsrecht auf bis zu 13 Monate nach dem Einzugsdatum.

Im Firmenlastschriftverkehr ist die Rückgabe stark eingeschränkt: Eine Rückbuchung ist im Wesentlichen nur bei fehlendem oder ungültigem Mandat möglich. Wer im B2B einzieht, trägt damit ein deutlich kleineres Rückbelastungsrisiko als im B2C.

Unterschiede zwischen SEPA-Basislastschrift und SEPA-Firmenlastschrift

Das Mandat: Inhalt, Unterschrift, Archivierung

Ein SEPA-Mandat ist die Ermächtigung des Zahlungspflichtigen, mit der der Zahlungsempfänger fällige Beträge direkt vom Konto abbuchen darf. Es enthält Name und Adresse beider Parteien, die IBAN und gegebenenfalls den BIC des Zahlungspflichtigen sowie dessen Unterschrift. Hinzu kommen die Gläubiger-Identifikationsnummer und die Mandatsreferenz des Empfängers.

Das Mandat kann in Papierform oder elektronisch erteilt und unterschrieben werden. Für die elektronische Variante empfiehlt sich die qualifizierte elektronische Signatur (QES), der höchste der drei E-Signatur-Standards.

Einzelne Banken verlangen das Original: Die BCGE lässt SEPA-Lastschriften nur auf der Grundlage eines ordnungsgemäss unterschriebenen Mandatsoriginals zu, das bei ihr hinterlegt wird. Der Zahlungsempfänger archiviert das Mandat auf der Gläubigerseite.

Für Schweizer Unternehmen relevant sind die CH-Richtlinien für das SEPA-Firmenlastschrift-Mandat von SIX. Sie liegen in drei Schweizer Landessprachen und in Englisch vor.

Von der Einrichtung bis zur Gutschrift

Am Anfang steht die Bank. Bei Raiffeisen unterzeichnen Firmen eine Belastungsermächtigung, welche die Rechte und Pflichten im SEPA-Firmenlastschriftverfahren regelt; bei der BCGE ist es das Anmeldeformular für das SEPA-Basislastschriftverfahren. Beide Institute verlangen zusätzlich ein Konto beim jeweiligen Haus.

Danach folgen die Mandatsdaten. Das Unternehmen übermittelt seiner Bank die relevanten Mandatsdaten oder eine Kopie des Mandats; die Bank speichert sie. Beim Einzug kündigt der Zahlungsempfänger die Belastung vorab an, etwa mit der Rechnung.

Der Zahlungsempfänger übermittelt seinem Finanzinstitut den Einzugsauftrag samt Mandatsdaten; dieses leitet ihn an die Bank des Zahlungspflichtigen weiter. Die Bank des Zahlungspflichtigen prüft den Einzug gegen das erfasste Mandat und belastet das Konto. Sie überträgt den Betrag an die Bank des Zahlungsempfängers, die ihn gutschreibt.

Die Gutschrift erfolgt innert einem bis maximal drei Bankwerktagen. Abzüge durch Drittbanken sind nicht zulässig; die Bank des Begünstigten kann für die Gutschrift eigene Gebühren erheben.

Fristen und Rückgaben: Was Unternehmen einplanen müssen

Für Zahlungspflichtige gilt ein Widerspruchsrecht von 8 Wochen beziehungsweise 56 Kalendertagen ab Einzugsdatum, ohne Angabe von Gründen. Bei einer nicht autorisierten Lastschrift kann es bis zu 13 Monate nach dem Einzugsdatum beansprucht werden.

Im Firmenlastschriftverkehr greift die Rückbuchung im Wesentlichen nur bei fehlendem oder ungültigem Mandat. Das senkt das Risiko, macht aber die Formalien bei Mandat und Einzug umso wichtiger.

Für die Liquiditätsplanung heisst das: Einzüge sind kalkulierbar, solange Gläubiger-ID, Mandatsreferenz und Mandatsdaten korrekt erfasst sind.

Weil Zahlungen mit grösserer Wahrscheinlichkeit innerhalb der Zahlungsfrist eingehen, kann die SEPA-Lastschrift ein Instrument des Forderungsmanagements sein. Einzugstermin und Einzugshäufigkeit lassen sich – anders als bei einem Dauerauftrag, den die Kundschaft selbst verwaltet – vom Unternehmen steuern.

Checkliste für Schweizer Unternehmen

Mandat vollständig erfassen: Name und Adresse beider Parteien, IBAN und gegebenenfalls BIC, Unterschrift, Gläubiger-Identifikationsnummer und Mandatsreferenz.

Mandatsoriginal oder Mandatsdaten bei der Hausbank hinterlegen und das Mandat archivieren.

Ankündigung des Einzugs gegenüber dem Zahlungspflichtigen einhalten, etwa mit der Rechnung.

Gläubiger-ID und Mandatsreferenz im Einzugsauftrag korrekt übermitteln.

Fristen von 8 Wochen beziehungsweise 56 Kalendertagen und 13 Monaten bei nicht autorisierten Lastschriften in die Debitorenüberwachung aufnehmen.

Vor dem ersten Einzug Konto, Belastungsermächtigung und technische Anforderungen mit der Hausbank klären.